martes, 2 de marzo de 2010

SISTEMA DE INFORMACION







Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educación Superior Cultura y Deporte

Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez

Caracas, Distrito Capital.

Materia: Sistema de información

Profesora: Beatriz Sequera

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SISTEMA DE INFORMACION
 
 
 
 

 


Elaborado por:

Carlos Blanco
Adela Altuve
José Marrufo
Yadira Ramirez
Aiza Pacheco
Jesús Viloria



Caracas, Noviembre de 2009







INTRODUCCIÓN


La humanidad ha tenido que buscar los medios y/o maneras para relacionarse entre sí, y ha tenido en la información la forma más clara y concreta de hacerlo. Vemos y escuchamos todo tipo de información que nos afectan de manera directa e indirecta sin que esto detenga la evolución o continuidad de las cosas, en este trabajo la información tiene un papel importante en cuento a lo económico, social y cultural ya que estos tres factores son determinantes para cualquier desarrollo que tenga o necesite un país.

En esta pequeña introducción a la visión de cambio que han causado los sistemas de información organizacionales, se adquirió un conocimiento básico de la importancia mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto Gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización.

La tecnología de información está transformado las actividades económicas y cotidianas como uno de los fenómenos sociológicos más importantes del siglo. Por esta razón, los niveles de oportunidades de trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes áreas de la información.

Se ha venido acelerando la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones, es por eso que, el desarrollo de los sistemas de información viene jugando un papel importante y cada vez más preponderante para poder competir y subsistir en el medio.

Es de mucha utilidad, implantar estrategias que logren interesar a estudiantes y profesores en el aprendizaje de técnicas para desarrollar sistemas de información. Es más, se pretende a corto plazo masificar e implementar el uso de bases de datos, redes de datos e información y tecnología informática de punta como herramientas básicas de los actuales y nuevos profesionales del país.

Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas con detallistas, detallistas con consumidores. Todo esto genera grandes volúmenes de transacciones basadas en papel en cada etapa: órdenes de compra, facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios, documentos legales, etc.

El reto para toda dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extraído, procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.

Históricamente, el papel ha sido el único medio de comunicación de información para la administración, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información y mejora su precisión y eficiencia.

Hoy en día, no se puede concebir una buena administración empresarial, sin hacer uso de la herramienta fundamental como lo es la Informática; podemos afirmar que en un futuro inmediato, a todo administrador, cualquiera que sea su sector económico, que pretenda competir de manera eficaz e imaginativa, le será absolutamente imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya tiene a su disposición con la imagen, la informática y las tecnologías modernas de la comunicación.

La información es uno de los recursos más importantes de una empresa y es utilizada como materia prima por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones. Desde el departamento de mercadotecnia, hasta el de producción requieren de información oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con efectividad su trabajo. Día a día se desarrollan métodos más eficientes y rápidos que puedan proveer a la empresa de información con calidad, lo que hace que los sistemas de información computarizados tengan cada vez mayor demanda.

En muchas ocasiones para alcanzar el nivel óptimo de competitividad deseado por la alta dirección de las organizaciones donde la computación es un factor decisivo para obtener ese nivel, es necesario rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos críticos, ya que no basta con simplemente computarizar los ya existentes, es decir deberá aplicarse en la organización la reingeniería de procesos.

El organizar, controlar y planear constituye las funciones básicas de la administración, las cuales son altamente significativas en el desempeño de los sistemas de información para la administración.

Los sistemas de información actuales tienen el poder de proveer a las empresas información con una eficiencia analítica y una facilidad que posibilite entender lo que ocurre en sus organizaciones. Es así que la administración de las empresas y negocios se realiza en una escala global.

Con los adelantos tecnológicos en el área computacional, área de comunicaciones y tecnologías de información las empresas, han dado suma importancia al uso de sistemas de información basados en computadora o sistemas de información computacionales, aprovechando los beneficios que estos les otorgan en el procesamiento de la información en forma rápida y confiable, en la ayuda a toma de decisiones a gerentes y ejecutivos o como sistemas expertos en la resolución de problemas de alto grado de especialización en el área etc. Las empresas conociendo las ventajas de estos y la necesidad de uso de estos en la empresa han considerado a los sistemas como parte dinámica en la estructura de la empresa.

Una correcta implantación de los diferentes sistemas y servicios contribuyen de forma definitiva al cumplimiento de dichos requerimientos.

Los sistemas de gestión han tenido que irse modificando para dar respuesta a la extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se han ido adoptando, así como a la forma en que el comportamiento del entorno ha ido modificando la manera en que incide sobre las organizaciones.



En un principio se atendieron las necesidades de información propias del nivel administrativo, desarrollando aplicaciones distintas y específicas que facilitaran cada una de las tareas de rutina. La información para la ayuda a la decisión, se solía elaborar en esta primera etapa, manualmente para resolver necesidades muy puntuales y concretas. Posteriormente y ante los graves problemas a que daba lugar este planteamiento, se vio la necesidad de buscar nuevas soluciones, surgiendo la idea de utilizar una base de datos común que incorporara, sin redundancias indeseables, la información necesaria para las distintas funciones. Con este enfoque se trata de disponer de un sistema de información integrado capaz de dar respuesta tanto a las necesidades de gestión como a la toma de decisión.



La información es, y ha sido, y será una de las partes fundamentales en el desarrollo tecnológico, económico, científico, cultural, social y político de cualquier país, por la amplia gama de posibilidades de uso que ofrece, así como de su contenido propio.

La información es producida por distintas fuentes que persiguen objetivos diferentes, casi todos los documentos, datos, estadísticas, informes, programas de computadoras, llamadas telefónicas, etc., elaboradas por el gobierno, empresas particulares o personas físicas, es información que varía de acuerdo a su contenido, destino y proveedor en públicas y privadas.



En toda empresa debe existir una base de datos son la colección de datos relacionados, y una descripción de estos datos, diseñados para cumplir con las necesidades de información de una organización.



El acceso a las fuentes de información científico-técnica es la piedra angular de los procesos de generación de nuevos conocimientos científicos, y factor clave en el desarrollo de la sociedad del Siglo XXI.









LA INFORMACIÓN

Según J. Antonio Paoli en su libro titulado Comunicación e Información define la información como: “Un conjunto de mecanismos que permiten al individuo retomar los datos de su ambiente y estructurarlos de una manera determinada, de modo que sirvan de guía de su acción”. Partiendo de lo anteriormente expuesto se puede decir que para que exista una información se debe contar con elementos previos (agrupamiento, clasificación, racionamiento entre otros) para llegar a una información.

Cabe destacar que la información juega un papel importante dentro tres grandes aspectos que son: Economía, cultura y sociedad.



PAPEL ECONÓMICO, SOCIAL Y CULTURAL DE LA INFORMACIÓN

Las necesidades de información de nuestra sociedad actual se dejan sentir de forma cada vez más imperiosa. La información, como soporte de la transferencia de conocimientos, es según un informe de la OCDE “clave para el porvenir de la humanidad e indispensable para poder modelar bien este porvenir”.

El problema de la información está estrechamente relacionado con el desarrollo económico y social. La investigación, la planificación y la toma de decisiones exigen una información precisa, oportuna, completa, coherente y adaptada a las necesidades especificas de cada usuario y de cada circunstancia.

Si se analiza la evolución de los distintos sectores económicos en los últimos años, se puede comprobar la excepcional expansión que la información ha tenido en relación con otros sectores, llegándose a calificar esta expansión, y los profundos cambios a los que ha dado lugar, como “segunda revolución industrial, marcando el comienzo de una nueva era en el desarrollo de la humanidad.

Nuestra esfera de la información, está siendo fuertemente alterada con el advenimiento de una tercera ola, la cual aparece como una tercera conmoción después de las revoluciones agrícola e industrial, conmoción cuyos efectos han sido ampliamente analizados por distintos autores, como por ejemplo en el libro de TOFFLER (1980) en donde señala: “La tercera ola se limita a acelerar nuestro flujo de información; transforma la estructura profunda de la decisión de la que dependen nuestras acciones diarias”.

Nadie puede, en estos momentos, poner en tela de juicio la importancia de la información, importancia que provoca una fuerte demanda de este bien, siendo preciso analizar, además de los conocimientos tecnológicos, el marco legal e institucional en el que se inscribe el derecho a la información.

Aunque a veces el deseo de información es un fin en sí mismo, en general responde a una necesidad de conocer el entorno socioeconómico y cultural en el que nos desenvolvemos con fines de investigación y de toma de decisiones. La disponibilidad de información es precisa también para que el individuo pueda participar en los asuntos públicos, siendo, según el consejo de Europa, “una reivindicación esencial de nuestra época”.

Son muchos los factores que han influido en la transformación que se ha operado en el papel que desempeña la información en los contextos económico y social. Entre ellos es preciso destacar la elevación del nivel cultural; el afán de desmasificación, que lleva a una mayor diversidad, con el consiguiente crecimiento de las necesidades de información; el deseo de participar en las decisiones públicas; las exigencias de planificación y ordenación del territorio; las tendencias hacia una descentralización, que requiere datos cada vez más detallados para áreas más pequeñas; la aparición de nuevos métodos más científicos de toma de decisiones; etc.

La información es considerada, junto con la materia y con la energía, uno de los componentes fundamentales de la naturaleza, siendo vital para el desarrollo de los pueblos. SERVAN-SCHREIBER (1980), al destacar la enorme importancia de la información, dice que en la lucha de selección de las especies vivientes los vencedores han sido siempre los que han dispuesto de mayor información.

Sin entrar en un análisis de la noción de la información, con todos los problemas que ello implica –lo que nos alejaría del tema que estamos considerando-, sí es conveniente revisar, aunque sólo sea de modo superficial, la evolución que ha sufrido este concepto, y que ha llevado a tres enfoques distintos, aunque no incompatibles, ya que cada uno engloba los anteriores al ir dotando a este término de una mayor generalidad.

Una primera acepción está relacionada con la investigación, y considera la información como instrumento esencial y como elemento de entrada/salida en toda actividad del campo de la investigación, sea esta fundamental o aplicada. Otra acepción, no tan limitada como la anterior, identifica información con conocimiento transmisible, lo que lleva a abrir el circulo de beneficiarios de la información, que ya no se circunscribe solamente a los científicos y a los técnicos, sino que se amplía otro conjunto de actividades socioculturales como la medicina, la educación, los medios de comunicación de masas, etc. Por último, con una visión mucho más general, se puede considerar que la información, al igual que la materia y la energía, constituye un recurso fundamental, un bien en el sentido económico del término, que ha de ser utilizado en cualquier actividad humana. Se convierte así la información en un elemento esencial para la producción. La igualdad de oportunidades exige no limitar arbitrariamente el Acceso a este recurso que ha de ponerse al servicio de toda la sociedad.

Es bajo esta amplia acepción de la información como recurso, cada vez mas generalmente admitida, cuando cobra verdadero significado la exigencia de un derecho a la información por parte de las personas físicas y jurídicas, y en donde se ve el importante papel que desempeñan los sistemas de información como instrumentos que aportan este recurso a las organizaciones y a los individuos.

A medida que se toma conciencia del valor de la información, se manifiesta la necesidad, que llega a ser imperiosa, de impulsar la libre circulación de la información, tanto en un plano nacional como internacional, respondiendo así al mandato de las normas que establecen la libertad de la información como uno de los grandes derechos de la civilización actual.

Los gobiernos de los distintos países, al reconocer que la información circula para responder a unas necesidades, como son la necesidad de saber, la necesidad de conocer y la necesidad de elegir, no han podido por menos que ocuparse del tema, impulsando y planificando sistemas nacionales de información a fin de asegurar un flujo de este recurso, imprescindible para la evolución científica, económica y social.



PAPEL DE LA ECONOMÍA EN LA SOCIEDAD

Es el procedimiento que sigue la selección de las noticias que contienen las condiciones básicas del hecho noticioso; es decir, los efectos de los desafíos de lo cualitativo y cuantitativo. Para percibir el fenómeno de la circulación de la información es necesario contemplar dos elementos:

A) La ubicuidad de la información que está presente en un tiempo real en distintos soportes y medios de comunicación de todo el mundo.

B) La multiplicidad de emisores, la aparición de Internet y las nuevas tecnologías han provocado una revolución sin antecedentes por que quebrantan los canales de la información.

Por otra parte la información está repartida de forma muy desigual entre la sociedad; ya que, los seres humanos que tienen muy poca información son menos eficaces de lo que podrían ser. La productividad de la información aumentaría de manera notable si los humanos más pobres recibieran más información.



La Sociedad de la Información se encuentra ya plenamente consolidada en los países, desarrollados y afecta a nuestra vida cotidiana y a la actividad empresarial. En la actualidad, el uso de ordenadores y otras tecnologías de la información, ha intensificado el empleo de la información como soporte de actividades sociales y económicas. Así los cajeros automáticos han cambiado radicalmente nuestra relación con las entidades financieras.



Los medios de comunicación y noticias también han experimentado cambios. Las empresas informativas pueden obtener y publicar noticias en pocas horas. Un mismo periódico puede ser publicado simultáneamente en diferentes ciudades. La televisión global es una realidad. Se ha generalizado el empleo de las tarjetas de crédito, o la facturación por escáner en los supermercados. En efecto, son cada vez más las actividades en las que se participa mediante un intercambio de información con el entorno. Así, por ejemplo, se suministra información al supermercado cuando se paga con una tarjeta de crédito.



Dos son los criterios que se suelen utilizar para afirmar que una sociedad se ha convertido en "sociedad de la información" (Cornella, 1994, 4):



1). El número de personas que trabajan en el sector de la información, entendiendo por éste, aquellas actividades que consisten fundamentalmente en el manejo de información (Millán Pereira, 1993). En este sentido, es posible considerar que nos encontramos en una sociedad de este tipo, ya que en los países industrializados, se estima que los trabajadores relacionados con la tecnología de la información representan entre un 40-47% de la mano de obra (Mayer, 1990).



2). El segundo criterio lo constituye la medida del consumo de información, en cualquier formato. En este sentido países como EE.UU. y Japón se encuentran a la cabeza, por su elevado consumo de periódicos, libros, medios audiovisuales, televisión y otros. Atendiendo a la determinación de los factores que han potenciado el desarrollo de la Sociedad de la Información, la combinación de la informática y las telecomunicaciones han desempeñado un rol catalizador (Marchand y Horton, 1986).



Por otro lado, la aparición de una nueva industria: la industria de la información, como nuevo sector económico que engloba las diversas actividades económicas que pretenden aprovechar esta revolución de la información. Así, por ejemplo, los grandes almacenes, crean sus propias tarjetas de crédito; las administraciones públicas se comunican con los administrados a través del Videotex o Internet; las compañías telefónicas explotan sus bases de datos; las entidades financieras crean compañías de seguros y agencias de viajes.



Otro aspecto importante en el desarrollo de la Sociedad de la Información y en el papel predominante de la información ha sido la globalización de actividad económica, que ha incrementado la competitividad entre las empresas, haciendo que actúen en un entorno cada vez más internacionalizado (Levitt, 1983) y en una economía cada vez más transparente (Lara, 1993) que ha llevado a las empresas a buscar nuevas formas de competir basadas en factores distintos a las economías de escala. A este respecto, autores como McFarlan, McKenney y Pyburn (1983) y Porter y Millar (1986) establecen que la inforelaciones.

La desigualdad en el reparto inicial de la información es consecuencia de la asimetría de nuestra sociedad debido a que los individuos pertenecientes de mayor información son los que producen mayor intercambio de la misma.

La importancia que tiene la información en la sociedad es fundamental para que el individuo se pueda expresar espontánea y naturalmente frente a la familia, municipios, instituciones etc.; y así satisfacer todas las necesidades de su vida las cuales son: Necesidades físicas, morales e intelectuales.

Según Marques Graelles en su ensayo titulado “La Cultura Tecnológica en la Sociedad de la Información en el Marco del Siglo XXI” Señala que la información dentro de la sociedad es: “Conjunto de representaciones, reglas de conducta, ideas, valores, formas de comunicación y pautas de comportamientos aprendidas que caracterizan a un grupo social y que se orienta y mantiene socialmente, se hereda mediante un sistema de transmisión con formas simbólicas y forman parte del patrimonio de los grupos humanos proporcionando el entorno donde las personas nos desarrollamos bajo su influencia, somos o deberíamos ser seres libres y contribuimos a su evolución”.

La información debería darnos instrumentos para reconocer los mecanismos sociales que posibilitan la transformación de los sentidos de la acción social que remodelan los significados de un grupo.

Cuando un partido toma el poder político tiende a informar, según sus tendencias, a la sociedad. La información concreta habrá de analizarse en su contexto, como algo determinado y determinante que tiende a conformar el conjunto social.

Una teoría de la información también deberá brindar instrumentos lógicos que nos ayuden a comprender la lógica de las distintas sociedades, para conocer el guía de transformación que un grupo humano está dispuesto a seguir.



PAPEL DE LA INFORMACIÓN EN LA ECONOMÍA

La información constituye una herramienta imprescindible en la economía y la innovación, ya que les permite ser más cuidadosos tanto al consultar la información como al generarla.

Una de las más visibles diferencias entre la era industrial y la emergente del conocimiento, es el uso de la información en las empresas. Antes, la información era el poder para los directivos; ahora, hace capaces a todos. Sin información, los trabajadores del saber no podrían ser efectivos.

Actualmente cuando hablamos de organizaciones inteligentes, lo hacemos sobre todo del flujo de la información y el conocimiento, y de la arquitectura de la toma de decisiones. El nuevo trabajar del conocimiento se caracteriza por mayor autonomía en la toma de decisiones, por la destreza informática e informacional, por el aprendizaje permanente y la disposición a innovar.

La información juega un papel fundamental en la economía mundial ya que nos brinda los métodos y/o mecanismos necesarios en la distribución de los recursos y bienes para el desarrollo de cada nación. Se puede decir que los programas inteligentes creados a través de la red de informática nos permiten tener un mayor control de la economía facilitando el despilfarro de recursos que irían en contra del desarrollo de una nación.

Es la información el mecanismo utilizado por las empresas e industrias para dar a conocer sus productos y servicios, que están destinados a satisfacer las necesidades de los individuos y así colaborar con la economía de un país, si no se ofrece lo que se produce nunca se sabrá la existencia de los mismos y es la información la que permite que tal producto sea conocido.

La economía de un País es mencionada por medio de la información y esta se encarga de que los individuos que la conforman tengan claro cuáles son los planes económicos que van a regir y prevalecer para el desarrollo de la misma.

En la economía se utiliza a la información de manera directa ya que todos los datos que se analizan y procesan en los distintos movimientos de esta, sirven para dar resultados específicos y concretos que se desean saber y/o obtener en un periodo de tiempo determinado o a lo largo de un ejercicio o cierre fiscal.





LA INFORMACIÓN COMO RECURSO COMPETITIVO



La información y las tecnologías de la información ofrecen nuevas formas de competir entre las empresas. En efecto, es posible afirmar que “en todo el mundo, las tecnologías de la información y las comunicaciones están generando una nueva revolución industrial que ya puede considerarse tan importante y profunda como sus predecesoras” y que según lo expuesto por un grupo de expertos en el informe denominado “Europa y la sociedad global de la información: recomendaciones al Consejo Europeo”, anuncian nuevas formas de vivir y trabajar juntos (Informe Bangemann, 1994, 4). Se trata de una revolución basada en la información, pues los avances tecnológicos actuales permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar información en cualquiera de sus formas (voz, textos, imágenes) sin importar la distancia, el tiempo o el volumen.



Conscientes de tal realidad la Comunidad Europea ha adquirido un importante y activo papel en la tarea de introducir las tecnologías de la información en todo el tejido social y empresarial de los países comunitarios. Se trata de crear un espacio común de información en el marco de la Unión Europea, que se utilice como medio para potenciar la competitividad y el crecimiento del empleo. Tales ideas han sido recogidas en el Libro Blanco de la Comisión Europea “Crecimiento, Competitividad y empleo: retos y caminos hacia el siglo XXI”, donde se establecen como prioridades de futuro, entre otras: promover el uso de la información y sus tecnologías, desarrollar la formación global en nuevas tecnologías, teniendo como objetivo global la mejora del rendimiento industrial y tecnológico. Para llevar a cabo estas y otras actividades, la comisión de expertos realizó una serie de recomendaciones expuestas en el mencionado “Informe Bangemann”, que ponía de manifiesto la inevitable revolución tecnológica que está en marcha y lo esencial que para gobiernos, empresas y sociedad en general resulta desarrollar estrategias que exploten las nuevas posibilidades. El citado informe manifiesta:



 La necesidad de poner en marcha aplicaciones innovadoras que en el futuro inmediato serán realidades tales como: el tele trabajo, la educación a distancia, redes Universidad-Empresa para el desarrollo de la investigación, servicios telemáticos para las PYMES, gestión electrónica del tráfico por carretera y del tráfico aéreo para una mayor calidad de vida, unas Administraciones Públicas más eficaces y económicas y las autopistas urbanas de la información.



 Centrándose en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas, promocionar el uso amplio de las tecnologías de la información, en colaboración con las autoridades públicas, asociaciones profesionales, clientes y proveedores.



 Aumentar la información sobre los servicios de valor añadido y las comunicaciones.



 Todo ello, a fin de aumentar la competitividad de las pequeñas y medianas empresas y el empleo en Europa. Tales intenciones se han visto materializadas en los sucesivos “Programa Marco” que las autoridades comunitarias han ido desarrollando a través de la Comisión, entre los que destacar:



 ESPRIT: Programa estratégico europeo de investigación y desarrollo en el ámbito de las tecnologías de la información.



 TEDIS: Programa Comunitario relativo a la transferencia electrónica de datos de uso comercial utilizando las redes de comunicación.



 IMPACT I y II: Programas tendentes a la creación de un mercado de la información, con especial atención a las PYMES.



Como se desprende de lo expuesto hasta ahora, la influencia de esta revolución industrial y social basada en la información ha aportado múltiples implicaciones para las empresas, tendentes todas ellas a mejorar la competitividad y destacando el papel predominante que la información representa como recurso competitivo para las modernas empresas. Sin embargo, la Sociedad de la Información presenta algunos problemas (Scott Morton, 1991):



 Ya que la productividad de las empresas no ha aumentado tanto como se esperaba.



 Los presupuestos de informática de las empresas han experimentado ascensos constantes, no sucediendo lo mismo con la rentabilidad esperada para tales proyectos.

 La cantidad de información disponible para los directivos de las empresas ha aumentado, pero no así su calidad.



 Los directivos no han conseguido un adecuado entendimiento con los responsables.



 Informáticos. Ante tal panorama el objetivo del presente trabajo consiste en exponer algunas reflexiones que ayuden a definir el papel que desempeña la información como recurso competitivo para las empresas en el marco de esta nueva revolución industrial de la Sociedad de la Información. Para ello, en primer lugar, se expondrán los argumentos que explican la consideración de la información como un arma competitiva para las empresas. En segundo lugar, se analizarán las dimensiones que presenta la información, tanto interna como externa, como recurso competitivo de la empresa, y se propondrá un argumento que explique cómo favorecen la competitividad de las empresas.





LA INFORMACIÓN COMO RECURSO EMPRESARIAL.



Como afirma Kaye (1996) todas las organizaciones son sistemas de procesamiento de

Información. Este enunciado es perfectamente asumido por directivos y responsables de las empresas, ya que cualquier actividad desarrollada en la empresa, necesita procesar información para su funcionamiento. Por otro lado, autores como Porter y Millar (1986) destacan las posibilidades de aprovechar la información para mejorar la competitividad de las empresas mediante el análisis de la cadena de valor, generando valor añadido como consecuencia de un uso más eficiente de la información inherente a cada actividad. Por su parte, Andreu, Ricart y Valor (1991) explican como la información se convierte en un recurso estratégico para las empresas y se integra dentro de su proceso de planificación estratégica. Así la información se ha convertido en un recurso clave para las empresas a todos los niveles jerárquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones deben seguir, procesar, usar y comunicar información, tanto interna como externa, en sus procesos de planificación, dirección y toma de decisiones (Kaye, 1996).



Desde un punto de vista económico o empresarial, se ha de resaltar dos hechos clave

que confluye en el tiempo. Por un lado, la actual consideración de la información como un recurso crítico estratégico para la gestión empresarial y por otro lado, el amplio desarrollo de las tecnologías de la información, especialmente informática y telecomunicaciones que han dado lugar a importantes transformaciones en la forma de dirigir los negocios. En efecto, hasta la década de los años setenta (Ansoff, 1965), la gestión empresarial se centraba en la adecuada administración de los recursos clásicos de “tierra o energía, trabajo y capital”, toda vez que las empresas se encontraban ante un entorno estable y predecible y con una demanda creciente. Bajo estas circunstancias el éxito de las empresas descansaba en la competencia basada en los recursos tangibles, vía costes y en la consecución de economías de escala.



En los umbrales del siglo XXI, las empresas se vienen enfrentando a nuevos escenarios, caracterizados por la globalización e internacionalización de los negocios, que nos plantean la plena integración en la Unión Europea y los rápidos y continuos cambios que se producen en la economía local, regional, nacional y mundial junto a la heterogénea naturaleza cultural, social, tecnológica, económica, competitiva y de otra índole de las variables que configuran tales cambios. Este nuevo contexto impone a las empresas la necesidad vital de disponer de adecuadas infraestructuras de comunicación y de sistemas de información que les permitan obtener los datos necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno que afectará a sus procesos de toma de decisiones y de planificación (Cortés y García, 1997).



Además la estabilización de la demanda ha incrementado la rivalidad entre las empresas. Resulta necesario concienciar a los directivos de las empresas de la actual importancia que la información ha adquirido como “arma competitiva”.



Así según Cornella (1994), el éxito de una empresa no sólo dependerá de cómo utilice sus recursos materiales, sino de cómo se aprovechen sus recursos intangibles, como “Know-how”, conocimiento del mercado, imagen de marca, diseño de productos, fidelidad de los clientes y otros. Se trata por tanto, en palabras de Emery (1990) de encontrar nuevas formas de competir basadas en aspectos intangibles como la calidad, la fiabilidad, el diseño de los productos, el diseño de los procesos, las marcas, las patentes, o de crear nuevos servicios que añadan valor para nuestros clientes, todos ellos con un fuerte componente informativo.



Estas circunstancias hacen que una adecuada gestión de la información en la empresa se convierta en clave para el éxito de la misma. El otro hecho que ha fomentado la importancia adquirida por la información y sus tecnologías en las empresas ha sido el nuevo ciclo de innovaciones tecnológicas que se ha producido en los últimos años. En efecto, el desarrollo conjunto de la microelectrónica, la informática y las telecomunicaciones han dado lugar a un espectacular avance en las denominadas tecnologías de la información, que han impactado de manera decisiva en el nuevo orden social y económico descrito anteriormente como uno de los factores clave en el éxito de las empresas.



En consecuencia dos son las dimensiones de explotación de la información como recurso competitivo de la empresa que se plantean en este trabajo:



1) Disponer de información sobre el entorno antes que los competidores, a fin de explotar las oportunidades con anterioridad.



2) Desempeñar nuevas armas competitivas a partir del desarrollo y aprovechamiento de la información interna y su transformación en el conocimiento de la organización

(Know-how), innovando en productos y procesos, desarrollando recursos intangibles.



Para proceder a analizar cada una de las dos dimensiones competitivas de la información que se proponen y estructurar su contenido se utilizará el modelo recogido por Cornella (1994, 75) con respecto a los flujos de información que la empresa establece con su entorno y en su interior.



A este respecto, mantiene que existe un planteamiento consensuado que distingue tres tipos de procesos: la entrada de información en la empresa procedente del entorno o "información ambiental", el movimiento de información dentro de la empresa o "información interna" y la salida de información desde la empresa o "información corporativa".



Mediante el estudio de la primera, la información del entorno, la organización trata de conocer el escenario económico y de otra índole donde debe desarrollar su estrategia (determinando las amenazas y las oportunidades). El análisis de la información interna permite conocer las posibilidades de la empresa de desarrollar nuevas estrategias (determinando sus puntos fuertes y puntos débiles). En cuanto a la información corporativa, se define como el flujo de información que se produce desde la empresa hacia su entorno con finalidad de comunicación. Por tal razón, este flujo de información no se analiza en el presente trabajo.







LA INFORMACIÓN DEL ENTORNO COMO RECURSO COMPETITIVO





Con respecto a este primer aspecto, Sweeny (1989) afirma que una empresa es más competitiva que otra, cuanto más destaca en la explotación de la información del entorno, es decir, cuanto mayor es su capacidad para explotar tal información en el desarrollo de nuevas oportunidades de negocio. Por otra parte, como argumenta Stalk (1988) no sólo se trata de disponer de información sobre el entorno, sino de hacerlo antes que los competidores. A la hora de estudiar la información que la empresa recibe o debe conocer de su entorno, es preciso realizar una precisión. Así con respecto al entorno de la empresa Kast y Rosenzweig (1988) establecen dos niveles de análisis: un ambiente social o general y un ambiente de tareas o específico.



El primero afecta a todas las organizaciones de una sociedad determinada y el segundo afecta a la organización de forma más directa. A la hora de determinar las variables que informan sobre el estado de dicho entorno se debe tener en cuenta dicha distinción, y así se diferenciará una información ambiental general y una información ambiental específica de la empresa.



Según Laudon y Laudon (1991) la primera tiene relación con su entorno remoto, aquél al que la organización no se enfrenta a diario, pero que ha de observar y controlar a fin de identificar los cambios y tendencias que exijan una adaptación de las estrategias de la empresa a medio y largo plazo. En cuanto a la segunda, hace referencia al entorno inmediato de la empresa, los elementos con los que trata a diario, es decir, información sobre clientes, proveedores, competidores y otros.



Siguiendo a Kast y Rosenzweig, la información que le interesa conocer a la empresa sobre el entorno general, es decir, la información ambiental general vendrá determinada por el conocimiento del estado y la evolución de las variables que configuran este flujo de información y que aparecen explicados de forma resumida en la tabla 1.



Con respecto a la información ambiental específica, es decir, aquella que diseña el escenario inmediato en el que se encuentra operando la empresa y que "está formado por las fuerzas más específicas que son importantes en los procesos de transformación y toma de decisiones de la organización" (Kast y Rosenzweig, 1988) existen distintos puntos de vista. Así de acuerdo con el profesor Porter (1982) es posible establecer que a la empresa le interesa obtener información sobre cinco variables: los competidores actuales, los competidores potenciales, los clientes, los proveedores y los productos sustitutos.



Por su parte, Duncan (1983) establece también cinco variables: clientes, proveedores y competidores, que coinciden con las enunciadas por Porter y las variables sociopolíticas y tecnológicas no contempladas por éste. La información sociopolítica se refiere al grado de control estatal sobre la industria, actitud de la política pública hacia el sector y hacia un producto y las relaciones con los sindicatos. En cuanto a la información de carácter tecnológico, se refiere a que la empresa debe estar informada sobre los requerimientos tecnológicos de la propia industria, sus avances, y la mejora y desarrollo de los procesos de fabricación. Laudon y Laudon (1991) enuncian seis variables, a saber: los clientes, los proveedores, los distribuidores, los financiadores, los reguladores (autoridades públicas) y los competidores.



TABLA 1: INFORMACIÓN AMBIENTAL GENERAL



VARIABLES QUE CONFIGURAN ESTE FLUJO DE INFORMACIÓN

LA EMPRESA DEBE OBTENER INFORMACIÓN SOBRE:



CULTURAL

- Antecedentes históricos, ideológicos y normas de la sociedad.

- Escala de valores sociales



TECNOLÓGICA

- Nivel científico y tecnológico alcanzado por la sociedad

- Avances físicos y de conocimiento



EDUCATIVA



- Nivel de alfabetización de la población

- Sistema educativo obligatorio y universitario



POLÍTICA

- Sistema de partidos políticos

- Grado de centralización del pode



LEGAL

- Consideraciones constitucionales

- Naturaleza del sistema legal

- Control gubernamental de las organizaciones y sectores de actividad



RECURSOS NATURALES

- Naturaleza, cantidad y localización de los recursos humanos y materiales

- Condiciones climáticas



DEMOGRÁFICA

- Distribución geográfica, por edad, sexo, renta de la población

- Localización áreas urbanas



SOCIOLÓGICA

- Estructura de clases sociales

- Desarrollo Instituciones Sociales



ECONÓMICA

- Marco económico general

- Tipos de organizaciones

- Propiedad privada o pública

- Sistema bancario

- Políticas fiscales

- Características del consumo



Como síntesis de estas opiniones se puede resumir que la información ambiental específica será aquella que la empresa capta de su entorno más inmediato en relación con las variables que aparecen en la tabla 2 y cuyo contenido se explica brevemente a continuación. Sobre los competidores, se debe obtener información sobre aquellas empresas que fabrican productos sustitutos a los nuestros y que por tanto, son susceptibles de acaparar parte de nuestra cuota de mercado.



Los competidores pueden ser competidores actuales, que son aquellos a los que la empresa se enfrenta en el momento actual, y competidores potenciales, que son aquellas empresas que son susceptibles de entrar, a corto plazo, a formar parte de nuestro sector industrial. Con relación a la variable sociopolítica del sector: se debe recabar información sobre las medidas sociales y el control estatal sobre esta industria, la actitud política pública hacia el sector y hacia su producto y las relaciones con los sindicatos.



TABLA 2: INFORMACIÓN AMBIENTAL ESPECIFICA



VARIABLES QUE CONFIGURAN ESTE FLUJO DE INFORMACIÓN

LA EMPRESA DEBE OBTENER INFORMACIÓN SOBRE



COMPETIDORES

- ¿Quién son nuestros competidores actuales y potenciales?,

¿Qué Estrategias desarrollan?



FACTOR SOCIOPOLÍTICO

- Control estatal sobre la industria

- Actitud política y pública hacia el sector y sus productos

- Relaciones con los sindicatos



FACTOR TECNOLÓGICO

- Avances tecnológicos de la empresa y del sector

- Nuevos productos y nuevos procesos



PRODUCTOS SUSTITUTOS

- ¿Qué productos compiten con los nuestros, cómo son, a qué precios se venden, dónde se venden?

- Grado de satisfacción de los clientes

- Distribución de los productos



CLIENTES

- Calidad y precio que reclaman

- Necesidades satisfechas e insatisfechas

- Quién son nuestros clientes y sus características sociales y demográficas



PROVEEDORES

- Precio y calidad de los suministros

- Proveedores actuales y potenciales

- Grado de Fiabilidad



El aspecto tecnológico está constituido por la información sobre los nuevos requerimientos tecnológicos de la propia empresa y de los del sector, en la generación del producto o servicio. También el mejoramiento y desarrollo de nuevos productos mediante la instrumentación de los avances tecnológicos en la industria. Con respecto a los productos sustitutos, interesa conocer aquellos que se orientan hacia el mismo consumo o pueden desempeñar la misma función para su destinatario.



Los productos sustitutos limitan los rendimientos potenciales de un sector industrial colocando un tope sobre los precios que las empresas del sector pueden marcar rentablemente. Interesa especialmente recoger información sobre su precio, características, canales de distribución, cuota de mercado y otros. Con relación a los clientes, compiten con nuestra organización y el resto del sector industrial forzando la baja de precios, negociando por una calidad superior o más servicios, o haciendo que los competidores rivalicen entre ellos. Por tanto, de ellos, se necesita disponer de información sobre sus intenciones, gustos, necesidades, nivel social, renta, hábitos y otros.



Los proveedores pueden ejercer poder de negociación sobre un sector amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de los productos o servicios. Estas situaciones son también peligrosas para nuestra organización, dado que, proveedores poderosos pueden hacer tambalear un sector incapaz de repercutir los incrementos de costes en sus propios precios, por presiones de los clientes o por fuertes agresiones de la competencia.

Resulta de gran importancia también conocer las posibles decisiones de nuestros proveedores, ya que con ello es posible planificar nuestra política de compras y ventas de forma que las variaciones que unilateralmente realicen nuestros proveedores nos afecten lo menos posible. Es preciso conocer los productos que ofrecen, sus precios, características, canales de acceso, condiciones de pago y otros.



Lo expuesto en este apartado no hace sino confirmar que la información externa es un recurso competitivo de primer orden, toda vez que el adecuado y oportuno conocimiento del entorno general y específico de una empresa favorece la identificación de oportunidades y amenazas.



Además la empresa mejorará su competitividad en la medida que sea capaz de desempeñar tal tarea antes que sus competidores. Para ello, resultará clave la determinación de las pertinentes fuentes de información y el diseño y desarrollo de un sistema de información que recoja tales requerimientos.





LA INFORMACIÓN INTERNA COMO RECURSO COMPETITIVO



Con relación a la consideración de la información interna como recurso competitivo,

Itami (1987) establece que la empresa gestiona dos tipos de recursos, los visibles o tangibles (como maquinaria, mobiliario y otros) y los recursos invisibles o intangibles (como la imagen de marca, patentes, la habilidad tecnológica, la comunicación directa con el consumidor, la habilidad innovadora y otros) que constituyen el éxito de la empresa a largo plazo.



Para este autor, los recursos intangibles, fundamentados en la información, presentan una serie de ventajas que los hacen especialmente importantes como factores competitivos:



1) Su codificabiliad, ya que la mayoría de ellos, incorporan información no codificable o tácita, que se adquiere mediante la experiencia de sus miembros y mediante procesos de aprendizaje a lo largo del tiempo.



2) Su especificidad, ya que la mayoría del conocimiento y experiencia generados por la empresa, se encuentra inmerso en sus trabajadores.



3) Su complejidad, en determinar la causalidad del éxito de tales recursos invisibles en la rentabilidad de la empresa, derivada de los factores de codificabilidad y especificidad.

Según Barney (1991), tales circunstancias favorecen que estos recursos intangibles sean especialmente valiosos para las empresas en relación con su competitividad, pues resultan difíciles de imitar, debido a las características que se acaban de exponer, que producen una ambigüedad en cuanto al origen de los recursos que originan la ventaja de la empresa.



Por otro lado, resultan difíciles de adquirir, ya que tales recursos no se encuentran presentes en ningún mercado de factores, sino que crecen con el paso del tiempo a través de un proceso de acumulación interna dentro de la empresa. Es por ello, que pueden sustentar ventajas competitivas de manera sostenible en el tiempo, al impedir de manera inherente que los competidores puedan llegar en el corto plazo a conseguir copiarlos o adquirirlos (Grant, 1995).



Por otro lado, los argumentos anteriores sustentan la consideración de la información interna como un recurso intangible de la empresa, que fundamenta a su vez otros recursos invisibles configurados por la acumulación ordenada de datos. Con relación a la información interna, es decir, la información generada por la empresa en su interior y que sostiene dichos recursos intangibles, resulta conveniente realizar algunas consideraciones, en cuanto a su naturaleza y tipología, de forma previa al establecimiento de las dimensiones competitivas que se exponen a continuación. Bueno (1993, 241) establece la siguiente clasificación atendiendo a los criterios de la naturaleza de los datos que configuran dicha información o a la naturaleza de los flujos de información.



Según la naturaleza de los datos, se puede distinguir una información interna para la toma de decisiones y otra información interna que permite la comunicación y coordinación de los individuos y de las actividades de la empresa.

Según su dirección, se pueden distinguir flujos de información:



 Ascendentes, que integran las relaciones de control o de verificación de resultados entre subordinados y superiores.



 Descendentes: relaciones de autoridad de jefes y subordinados.



 Horizontales: relaciones de coordinación o de desempeño de tareas en equipo entre miembros del mismo nivel jerárquico.



Por su definición, se pueden clasificar en:



 Flujos formales: que se definen como las relaciones previamente definidas y comunicadas a los miembros de la empresa. Constituyen los flujos básicos de toda estructura organizativa.



 Flujos informales: que son relaciones interpersonales de comunicación que se producen entre los miembros, complementarias o sustitutivas de las formales.



El profesor Cornella (1994, 104) destaca dos aspectos a tener en cuenta a la hora de acometer el análisis de la información interna y sus repercusiones sobre la competencia de la empresa. Por un lado distingue entre la información operacional, aquella que se genera por el propio funcionamiento rutinario de la empresa y los conocimientos o

"Know-how", que no son otra cosa sino el resultado de la integración de la información interna y externa y las capacidades creativas de los miembros de la empresa. En segundo lugar, afirma que la información tiene sentido sólo cuando alguien la usa para algo.



Aunque resulta obvio que todos los miembros de una empresa utilizan información en mayor o menor medida, la mayoría de las investigaciones sobre el uso de la información interna de las empresas, se han centrado en el estudio del comportamiento de los directivos (McKinnon, 1992). Ello se debe a que una de las características de la gestión de una empresa según Forrester (1968) es la de convertir información en acción en el proceso de toma de decisiones, actividad que desarrollan por excelencia los directivos.



Estas consideraciones permiten enfocar el estudio de la información interna de una empresa como recurso competitivo, sobre la base de cómo es utilizada dicha información por sus directivos en el desempeño de sus tareas directivas, actividades todas ellas que involucran el manejo de información y que Mintzberg (1984) sintetiza en:



 Roles interpersonales: cabeza visible, líder y enlace de un grupo de individuos, coordinando sus actividades.



 Roles informativos: como unidad centralizadora y difusora de información en el interior de la empresa.





PAPEL DE LA INFORMACION EN LA CULTURA



Los medios no crean cultura propiamente hablando, pero son canales de difusión, tanto de la cultura viva y cotidiana como del patrimonio cultural histórico. En este sentido, los medios facilitan el acceso a la cultura a masas de población progresivamente más amplia, con lo que esto arrastra consigo de justicia social en el término más transcendente del término.

En la información aparece una nueva forma de cultura como lo dice Arenas (1991) la cultura de pantalla que se superpone a la cultura de contacto personal y a la cultura del libro. Dicha cultura se debe a un “Cyber Espacio o Entorno Virtual”, que multiplica y facilita nuestras posibilidades de acceso a la información intercambiada con los demás. Frente a esta nueva cultura tecnificada y “Massmediatica”, Humberto Eco (1993) distingue dos posiciones extremas de los ciudadanos: Los apocalípticos, que consideran una anticultura, decadente y desintegradora de la moral, y los Integrados que ven de manera optima esta nueva cultura.

La cultura es la forma distinta de vida en un grupo de personas en su comportamiento, y es por medio de la información que hemos recibido o visto, como nos enteramos de la gran diversidad cultural que existe a nivel mundial. Todas las personas o individuos tienen necesidad de transmitir información debido a la gran variación humana que existe y el hombre a medida que ha ido evolucionando a tenido que ir informándose acerca del entorno que lo rodea.

En las empresas la cultura organizacional viene representada por medio de la información, todas tienen una Visión, Misión y Políticas que transmiten a sus trabajadores por medio de distintos canales informativos. Todos los jefes hacen llegar a los supervisores la información que desean les sea suministrada a los obreros o personas a su cargo y así mantener una cadena informativa de líneas de mando.

La información ha tenido como tarea darle a la humanidad todas herramientas necesarias para mantener el conocimiento de todos los cambios que han ocurrido atreves del tiempo en las diferentes culturas del mundo. Esta responsabilidad viene dada desde que nacemos, nuestros padres nos informan el cómo hablar, como comportarnos, lenguaje, valores, creencias, raza y una cultura como sistema que nos permite tener una herencia social que aprende y comparte con el pasar de los tiempos.



Fue difícil, sin embargo, demostrar estas influencias de forma científica. Aparecieron sobre todo como núcleo de discursos polémicos, especialmente en sociedades latinas y africanas. A pesar de su naturaleza exploratoria y su alcance limitado, el trabajo de Straub y colaboradores (2001) ha podido demostrar que los factores culturales desempeñaban un papel significativo en la transferencia de tecnologías de la información en el mundo árabe. En el contexto de Africa Occidental, Anandarajan y colaboradores (2002), utilizando una técnica de análisis estadístico diferente, han mostrado también la importancia de los facto-res culturales en la aceptación de la tecnología de los microcomputadores. Este último trabajo subraya además que este influjo no es por sí mismo determinante y solo opera a través de complejas interacciones con otros factores.

La “informacionalización," o uso masivo de las TICs, ha sido a menudo considerada como una amenaza para la cultura tradicional, en parte a través de la dominación del idioma inglés que supuestamente facilitaba. Por un lado, las culturas establecidas están debilitadas, si es que no afrontan la desaparición directa; por el otro, está surgiendo una “nueva” cultura cuya expresión está ya enmarcada dentro de las TICs, y que necesita ponerse a tono con la otra cultura; al mismo tiempo hay que aprovechar las ventajas de la tecnología en apoyo de ambas. Este antagonismo resultaba evidente en estudios iniciales como los reunidos por Gallouedec-Genuys y Lemoine (1980). Las políticas de alfabetización informacional también reflejan esta ambivalencia en muchos casos. Aunque reconozcan la naturaleza compleja y profundamente enraizada de la cultura.



DERECHO A LA INFORMACIÓN

Es bajo esta amplia acepción de la información recurso, cada vez más generalmente admitida, cuando cobra verdadero significado la exigencia de un derecho a la información por parte de las personas físicas y jurídica.



Es importante destacar, que el derecho a la información, tanto en el aspecto personal como en el jurídico es una herramienta sumamente importante, visto que les permiten estar al día de las informaciones.



En esta línea de pensamiento, que considera la información como recurso, y por tanto como fuente de poder, son muy expresivas las palabras de kerstin Aner, miembro del Parlamento sueco, Si Karl Marx hubiese vivido ahora, no habría escrito el capital, habría escrito la información.



Según las palabras de kerstin Aner, miembro del Parlamento sueco, dice que si Karl Marx hubiese vivido ahora, no habría escrito el capital, habría escrito la información, visto que para él, la información es la base principal del conocimiento, el cual se ha ido convirtiendo cada vez en la más importante fuente de poder, el derecho a la información exige que ésta, sea siempre objetivamente verdadera, fórmula que inteligentemente enlaza objetividad y veracidad y que en el discurrir del tiempo desde entonces hasta el presente ha sido objeto de numerosos análisis y propuestas por parte de todos aquellos interesados en contribuir a identificar adecuadamente el derecho a la información y sus componentes como uno de los derechos fundamentales que hacen posible la convivencia humana.



A medida que se toma conciencia del valor de la información, se manifiesta la necesidad, que llega a ser imperiosa, de impulsar la libre circulación de la información, tanto en un plano nacional como internacional, respondiendo así al mandato de las normas que establecen la libertad de información como uno de los grandes derechos de la civilización actual.



En el artículo 19 de la Declaración Universal de los Derechos del Hombre se señala: “Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y expresión. Esto implica recibir y difundir, sin consideración de fronteras, la información y las ideas por cualquier medio de expresión que sea.



Este artículo señala los derechos que incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.

Cabe destacar que, en la proclama la presente DECLARACIÓN UNIVERSAL DE DERECHOS HUMANOS, como ideal común por el que todos los pueblos y naciones deben esforzarse, a fin de que tanto los individuos como las Instituciones, inspirándose constantemente en ella, promuevan, mediante la enseñanza y la educación, el respeto a estos derechos y libertades, y aseguren, por medidas progresivas de carácter nacional e internacional, su reconocimiento y aplicación universales y efectivos, tanto entre los pueblos de los Estados Miembros como entre los de los territorios colocados bajo su jurisdicción.

El artículo 10 de la Convención Europea de los Derechos del Hombre, así como las constituciones de casi todos los países, contienen declaraciones más o menos similares a las que acabamos de citar, en las que se consagra lo que suele llamarse “derecho a la información”.

Según el Artículo 10. Libertad de expresión, señala lo siguiente:

1. Toda persona tiene derecho a la libertad de expresión. Este derecho comprende la libertad de opinión y la libertad de recibir o de comunicar informaciones o ideas, sin que pueda haber injerencia de autoridades públicas y sin consideración de fronteras. El presente artículo no impide que los Estados sometan a las empresas de radiodifusión, de cinematografía o de televisión, a un régimen de autorización previa.

2. El ejercicio de estas libertades, que entrañan deberes y responsabilidades, podrá ser sometido a ciertas formalidades, condiciones, restricciones o sanciones previstas por la ley, que constituyan medidas necesarias, en una sociedad democrática, para la seguridad nacional, la integridad territorial o la seguridad pública, la defensa del orden y la prevención del delito, la protección de la saludo de la moral, la protección de la reputación o de los derechos ajenos, para impedir la divulgación de informaciones confidenciales o para garantizar la autoridad y la imparcialidad del poder judicial.

Esta Convención Europea de Derechos Humanos, fue adoptada por el Consejo de Europa en 1950 y entró en vigor en 1953. Con el nombre oficial de la Convención, Convenio Europeo para la Protección de los Derechos Humanos y de las Libertades Fundamentales. Tiene por objeto proteger los derechos humanos y las libertades fundamentales, y permite un control judicial del respeto de dichos derechos individuales. Hace referencia a la Declaración Universal de Derechos Humanos, proclamada por la Asamblea General de las Naciones Unidas el 10 de diciembre de 1948.

Los gobiernos de los distintos países, al reconocer que la información circula para responder a unas necesidades, como son la necesidad de saber, la necesidad de conocer y la necesidad de elegir, no han podido por menos que ocuparse del tema, impulsando y planificando los sistemas nacionales de información a fin de asegurar un flujo de este recurso, imprescindible para la evolución científica, económica y social.



Cabe destacar que, en los gobiernos de los distintos países, el avance del conocimiento, depende de la posibilidad de acceso a la información y la capacidad para gestionarla, procesarla, almacenar y difundirla; en este sentido, la información se constituye en el principal insumo del conocimiento, el cual a su vez involucra a las comunidades de personas que, de algún modo formal, oportunamente dan a conocer.

Es preciso, sin embargo, reconocer que nos encontramos aún muy lejos de poder satisfacer las necesidades de información, ya que no sólo existen problemas tecnológicos relativos al almacenamiento y acceso a la información a los que está dedicado fundamentalmente este libro, sino que existen también problemas económicos, políticos, administrativos, etc., que impiden el desarrollo de sistemas de información eficientes capaces de atender debidamente las demandas de información.



CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN



La explosión de la información como se llama a veces a este enorme crecimiento de las necesidades de la información y a la mayor disponibilidad de este recurso puede conduce, si no se ponen los medios para evitarlo, a una polución informativa. Fenómeno análogo a la contaminación del aire, en la que la información, al perder sus cualidades, no puede cumplir sus objetivos, llegando incluso a ser más nociva que beneficiosa para sus destinatarios.

Podemos decir que las necesidades de las cualidades que hacen la información un recurso fundamental para las organizaciones y los usuarios individuales son básicamente.



Para evitar el peligro de la polución informativa se debe exigir a la información un conjunto de cualidades que mantengan su valor comunicativo, ya que para hacer honor a su nombre debe ser capaz de informar, es decir, de aportar un conocimiento.



Las cualidades que debe poseer la información, y que hacen de ella un recurso fundamental de las organizaciones y de los individuos, son básicamente precisión, oportunidad, plenitud, significado e integridad. Todas ellas en el grado que exija cada sistema concreto.



LAS CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN, CLASIFICACIÓN DE LOS SIGUIENTES:



1.- La Precisión:

Se puede definir como el porcentaje de información correcta sobre la información total del sistema: fichero, base de datos, o información almacenada en el sistema etc.

De igual formar, cabe destacar, que la precisión, es un parámetro relevante, especialmente en la investigación de fenómenos físicos, ámbito en el cual los resultados se expresan como un número más una indicación del error máximo estimado para la magnitud. Es decir, se indica una zona dentro de la cual está comprendido el verdadero valor de la magnitud.

Cabe destacar que la precisión, también es una oportunidad que depende de cada aplicación. Por ejemplo, para un censo en el cual se manejan millones de informaciones de carácter bastante estable, un tiempo de proceso de meses no le resta oportunidad a la información, en cambio esta demora en la obtención de los indicadores de coyuntura, como índices de precios al consumo, sería inadmisible.



2.- La oportunidad:

La oportunidad se refiere al tiempo transcurrido desde el momento en que se produjo el hecho que origino el dato hasta el momento en que la información se pone a disposición del usuario. Otra veces la oportunidad se mide en función del momento en que el dato tendría que estar disponible, o bien respecto al desfase que produce el proceso por ordenador.



3.- Plenitud:

La plenitud, significa que ha de ser completa para poder cumplir sus fines. Por ejemplo, un informe que se emite al objeto de que un directivo tome una decisión ha de contener todos los elementos informativos necesarios para apoyar dicha decisión. La plenitud absoluta es imposible de conseguir, y lo que se suele pretender en los sistemas de información es alcanzar un nivel que se considere suficiente, el cual dependerá de dos factores, de los datos existentes en el sistema de información y de los que el sistema sea capaz de localizar durante una consulta concreta. En este segundo factor influirá la flexibilidad e idoneidad del lenguaje de recuperación y el acierto en la formulación de la consulta. Así pues, la plenitud no es sólo función de la información en sí misma, sino también de otros factores externos, tanto técnicos como humanos.



La plenitud absoluta es imposible de conseguir, y lo que se suele pretender en los sistemas de información es alcanzar un nivel que se considere suficiente, el cual dependerá de dos factores, de los datos existentes en el sistema de información y de los que el sistema sea capaz de localizar durante una consulta concreta. En este segundo factor influirá la flexibilidad e idoneidad del lenguaje de recuperación y el acierto en la formulación de la consulta. Así pues, la plenitud no es sólo función de la información en sí misma, sino también de otros factores externos, tanto técnicos como humanos.



Podemos decir que la plenitud, es el momento o situación en que algo o alguien alcanza su mayor perfección, se cumple o se realiza por completo: Ejemplo «No vivió Acuña lo suficiente para haber madurado hasta la plenitud», «Necesitamos emplear, con plenitud, la libertad que nos heredaron nuestros antepasados», la plenitud de la vida, la plenitud de un artista.



4.- Compleción:

Ha de ser completa para lograr cumplir los fines para lo que se gestiona: Ejemplo, Si se mantiene un sistema de información como un sistema de apoyo a la toma de las decisiones, la información proporcionada por este ha de contener todos los elementos informativos necesarios para dar apoyo a la tomas de decisiones.



5.- Significado:

El contenido semántico de los datos ha de ser máximo. Al diseñar un sistema de información debemos adecuar el volumen de información suministrada por el sistema a los objetivos propuestos. Más información no significa mejor información, ocurriendo volumen excesivos de información dificulta su asimilación por parte del usuario.



6.- Coherencia:

La información contenida en el sistema debe ser coherente en sí misma, además de consistentes con las restricciones semánticas del mundo a que ha de representar lo más fielmente posible. La literatura sobre las bases de los datos suele referirse a esta cualidad como integra.



7.- Seguridad:

En esta debe prestarse especial atención a la protección de la información tanto frente a su deterioro físico o lógico como a los ascensos no autorizados. El problema de la seguridad abarca la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad.



Se comprende fácilmente que no se puede exigir la misma precisión a un censo que a una nómina. Los errores en el caso del censo, mientras se conserven dentro de ciertos límites, no alterarán de forma significativa los resultados, sin embargo en la nómina no es posible admitir ni el más ligero error. Tanto en este caso como en otros en los que se maneja información financiera, como cuentas corrientes, la precisión ha de ser del cien por cien.



De todas formas, el usuario ha de tener presente que el tratamiento por ordenador no puede mejorar la calidad de los datos elaborados, lo único que puede hacer, en algunos casos, la máquina es señalar ciertos errores o incompatibilidades, e incluso sustituir el dato detectado como imposible por otro que no tenga error aparente, pero que nunca sabremos si era o no el dato real. En resumen se queremos que los resultados del ordenador sean precisos, debemos también suministrarle datos precisos, no pudiendo pretender en los resultados una precisión superior a la que tenían los datos de entrada. Una precisión baja lleva a una falta de credibilidad del usuario hacia la información que se le proporciona.



En general, el valor de la información va disminuyendo con el transcurso del tiempo, e incluso, después de cierto momento, puede llegar a perder totalmente la relevancia que pudiera tener.



La información que se suministra al usuario tiene que tener también significado, es decir, ha de tener el máximo contenido semántico posible, ya que sin él no sería verdadera información. Esto lleva a que ha de ser comprensible e interesante, lo que supone no proporcionar a sus usuarios grandes masa de información que por su volumen no pueden ser asimiladas. Un volumen de información justo es condición indispensable para que esta sea significativa. Cuando se realiza el diseño de un sistema es preciso tener en cuenta la información suministrada por éste ha de ser, además de fácilmente interpretable, sólo la necesidad y suficiente para que se cumplan los fines propuestos.



Asimismo, toda la información contenida en el sistema deber ser coherente consigo misma, siendo ésta una característica fundamental del sistema de información que permitirá obtener resultados concordantes. Esta coherencia interna ha de ir unida a una consistencia respecto a las reglas semánticas propias del mundo real, es decir, la información, además de ser consistente en sí misma, ha de representar lo más fielmente posible el mundo real, cualidad que en las bases de datos se suele conocer con el nombre de integridad, y que coincide en gran parte con el concepto que hemos definido como precisión. Date (1983) considera sinónimos ambos conceptos.



Todos estos requisitos de la información es necesario tenerlos muy presentes cuando se están haciendo los estudios que llevaran a la implantación de un sistema de información. Hay que buscar el punto de equilibrio necesario para alcanzar los objetivos del sistema a un coste aceptable, ya que cuantas más cualidades reúna la información más se incrementará su precio, por ejemplo, si con un plazo de tiempo algo mayor también se pueden cumplir los objetivos, podría no estar justificada una considerable elevación de los costes para aumentar la oportunidad.



Por otro lado, unas cualidades pueden resultar incompatibles con otras; así pretender una gran precisión lleva consigo generalmente una pérdida de oportunidad. Por ello, insistimos, es necesario llegar a una solución de compromisos, ese punto de equilibrio entre las diversas cualidades de la información dentro de unos objetivos y unos costes.





SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL





Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.



El estudio de los sistemas de información surgió como una subdisciplina de las ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la administración.



COMPONENTES DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los componentes personales son fuentes de entrada y receptores de salidas, son los realizadores de los procesos, son los que desarrollan y mantienen el sistema, y como proveedores de soporte administrativo y técnico para la operación del sistema.

Hardware: Son los equipos en donde se instala el sistema de información, ya sean PC’s o equipos más grandes, llamados mainframes; la medida más útil del tamaño de un equipo es sobre la base del volumen de información y a los datos que mantendrá en memoria para su proceso, y quiénes van a compartir los datos, la necesidad de una respuesta rápida y consistente, la protección de la información y la responsabilidad en el manejo de la máquina y los datos de una persona o personas en particular.

Software: Es la habilidad de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones suministradas por el usuario; a los conjuntos de instrucciones se les llaman programas; existen cuatro tipos de software, primero, el sistema operativo, que es la interface entre el software de aplicación y el hardware, los sistemas de aplicación, que son los utilizados por los usuarios para realizar sus tareas y pueden ser de aplicación específica o de uso general; las utilerías de desarrollo del sistema, los cuales son los lenguajes de programación, los lenguajes de cuarta generación o de usuario, y los paquetes de uso general y los medios útiles de mantenimiento del sistema, que son unos conjuntos de instrucciones para copiar archivos, crear, monitorear, etc.

Almacenamiento de datos: Es generalmente la decisión más crucial que debe tomarse, lo cual implica la manera de guardar los datos (centralizados o en subdivisiones y el medio en el que se deben guardar).



ACTIVIDADES BÁSICAS QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Ejemplos:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

• Facturas (interfase automático).

• Pagos, depuraciones, etc.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Ejemplos:

• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

• Catálogo de clientes.

• Facturas.

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Ejemplos:

• Cálculo de antigüedad de saldos.

• Cálculo de intereses moratorios.

• Cálculo del saldo de un cliente.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Ejemplos:

• Reporte de pagos.

• Estados de cuenta.

• Pólizas contables (interfase automática)

• Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

• Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

• Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

• Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

• Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

• Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

• Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como sinónimo de sistema de información informático, aunque no son lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de un sistema de información como recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de información tratan el desarrollo y la administración de la 7infraestructura tecnológica de una organización.



IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.

Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.

• Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

• Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

• Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

• Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.



LA INFORMACIÓN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES

Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.

La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:

• Automatizar los procesos operativos.

• Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.

• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).



SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN



La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado. Puede asumirse, como la “disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados”. Pudiera generalizarse como una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.



El término "gestión" tiene la connotación de rendimiento, en el sentido de la evaluación de los resultados de las actividades de la empresa. Los indicadores de rendimiento se utilizan para medir los resultados de una empresa. Pueden adoptar dos formas: evaluación del rendimiento alcanzado o evaluación del objetivo.



La aplicación de las computadoras e instituciones comenzó con el tratamiento administrativo de sus datos operacionales; es decir, los que son necesarios para llevar a cabo las tareas de rutina (nomina, contabilidad, etc.). Sin embargo, la potencia de estas máquinas no podía que se las limitase en este campo, excesivamente restringido para sus posibilidades reales, y el computador comenzó a intervenir en otros niveles de la empresa, ayudando a la sistematización de las funciones de dirección y constituyendo un elemento activo en el proceso de toma de decisiones. De allí, surgen sistemas de información basados en el computador, que tienen como principal objetivo mejorar el proceso de información de la empresa logrando su máxima eficacia.





SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN (MIS)



Un sistema de información de gestión (MIS) puede definirse como un conjunto de medios para reunir los datos necesarios para la gestión y difundir la información obtenida con el tratamiento de estos datos.





LA GESTIÓN Y LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO DE UNA EMPRESA



La gestión empresarial consiste en alcanzar determinados objetivos mediante una utilización eficaz de los recursos materiales, humanos y financieros con que cuenta la empresa para llevar a cabo su cometido. La información debe considerarse un recurso necesario para la gestión, de igual manera que los recursos orgánicos mencionados con anterioridad.



SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN (MIS) Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN (IT)



La mayor parte de los directivos coinciden en que la información se está convirtiendo en un bien comercial estratégico y que en todo el mundo se está produciendo una "revolución de la información". Ahora bien, queda por recorrer un largo camino entre la toma de conciencia de esta nueva función de la información y la elaboración y aplicación concreta de un sistema de información de gestión eficaz.



Los sistemas de información de gestión se tratan a menudo como un problema de tecnología de la información que implica la elección, la instalación y la utilización eficaz de equipos y programas informáticos apropiados. Pero esto es un solo aspecto del problema. La tecnología de la información es un factor clave para determinar qué tipo y qué cantidad de información puede reunir, tratar y analizar una empresa. Sin embargo, la elección de la información necesaria para preparar las decisiones y adoptarlas no incumbe al especialista en informática, sino al usuario de la información. ¡Los usuarios de la información son los administradores de las empresas!



En toda organización se suele distinguir tres niveles de gestión (operacional, táctico y estratégico), por lo que el sistema de información estará compuesto por tres subsistemas estructurados jerárquicamente y que se corresponden con cada uno de tres niveles. En el plano operacional, los usuarios necesitan datos puntuales que describan los sucesos que, de una forma u otra, caracterizan las actividades de la organización, por lo que este subsistema de información será muy voluminoso. De él, mediante un proceso de elaboración adecuado, se podrán obtener los datos necesarios para el funcionamiento de los otros dos subsistemas, cuyos usuarios tienen unas exigencias muy distintas y para los que tal volumen de información no solamente sería inadecuado, sino peor aún, inoperante y contra prudente.



En la figura a, observaremos los tres niveles de gestión donde se puede observar que, mientras la información se transmite en sentido ascendente, las órdenes y planes se mueven en sentido descendente.



Figura a. Niveles de gestión en las organizaciones





Las características de la información que se necesita en los distintos tipos de procesos que tienen lugar en las organizaciones son las que se muestran el siguiente cuadro:



Tipología de los procesos de gestión



TIPOS DE PROCESO

REPETITIVOS



EXCEPCIONALES





F

O

R

M

A

L

I

Z

A

B

L

E

S

TAREAS ADMINISTRATIVAS



Características:



• datos voluminosos

• propios, elementales y homogéneos

• pocas interrelaciones y simples

• muchas salidas normalizadas

• procesos sencillos y periódicos

• predomina el tratamiento secuencial y por lotes



(Ejemplo: nóminas, facturas)





TAREAS ADMINISTRATIVAS DE EXCEPCIÓN



Características:



• datos no muy voluminosos

• propios, elementales, así como agregados y homogéneos

• muchas interrelaciones

• pocas salidas normalizadas

• procesos complejos pero estructurados

• tratamiento no secuencial y en general interactivo



(Ejemplo: estadísticas, modelos, gestión de personal, etc.)





N

O





F

O

R

M

A

L

I

Z

A

B

L

E

S



AYUDA A LA DECISIÓN



Características:



• datos muy poco voluminosos

• propios y ajenos

• agregados y muy heterogéneos

• muchas interrelaciones complejas

• pocas salidas, con información significativa, oportuna y fácil de interpretar

• procesos de difícil o imposible estructuración

• tratamiento no secuencial e interactivo



(Ejemplo: creación de una nueva unidad de producción)







SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA AYUDA A LA DECISIÓN.



La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).



La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo. En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estadio anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión.



Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender y analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. Las decisiones nos atañen a todos ya que gracias a ellas podemos tener una opinión crítica.



Una clase de más alto nivel en los sistemas de información computarizada son los sistemas de apoyo a decisiones, los cuales se asemejan al sistema de información gerencial tradicional en que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se aparta del sistema de información gerencial tradicional en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones. La necesidad actual de tomar decisiones en poco tiempo para poder hacer frente a la agresividad del entorno hace necesaria la inmediatez de la información procesada con una gran dosis de veracidad.



En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones.



Ha llegado el momento de considerar la calidad de la información como un objetivo principal a perseguir y no como un subproducto del proceso de creación y desarrollo de bases de datos.



Los ejecutivos necesitan información para poder tomar decisiones. La calidad de una decisión depende de la calidad y pertinencia de la información de que se dispone. Los criterios para elegir los indicadores de resultado de una firma dependen de las circunstancias del momento. Quiere decir que la lista de indicadores que han de utilizar los administradores no es invariable, sino que cambia necesariamente con el tiempo de acuerdo con las necesidades.



Se puede establecer nuevos indicadores cuando se considera necesario aislar ciertos problemas o destacar ciertos aspectos, pero también se puede modificar o abandonar los indicadores que, tras un periodo de observación, no resulten relevantes.



La información es poder, y su aplicación, uso, significación y administración conveniente y eficaz conduce a un nivel superior: el conocimiento. Hoy en día las empresas que se consideran modernas, funcionan basando sus operaciones en una economía que tiene como columna vertebral al conocimiento. Al que entienden como información valiosa en su funcionamiento y que les permite alcanzar un grado de predicción en sus procesos de desarrollo y operación.



Al mismo tiempo, el conocimiento dentro de las organizaciones surge de la combinación conveniente de dos variables: las capacidades humanas y la tecnología en que se apoyan.



Se sabe que la información es resultado de las diversas colecciones de datos que componen sus sistemas de información y que gravitan como especies de feudos o parcelas, pero no es hasta que estas puedan ser integradas que dan paso al conocimiento, propiciando mayor calidad en la toma de decisiones, que es el objetivo a cumplir de parte de estos sistemas de información.



Los sistemas de información tradicionales presentan características y limitaciones significativas, dos características son las representativas:



a. Atienden antes de los resultados de los procesos empresariales que a la forma de su desempeñó. La información que consumen es la resultante de la medida cuantitativa de los resultados de los procesos, mientras que la información que generan sirve para la estandardización de estas mismas salidas.



b. Abordan separadamente el estudio de las diferentes actividades y funciones empresariales. En la mayor parte de los casos, este hecho es consecuencia de una disposición de la estructura agrupada en funciones y departamentos. Este diseño estructural encuentra normalmente reflejo inmediato en la disposición fragmentada de los flujos de información.



En cuanto a las limitaciones menciona:



a. La capacidad y velocidad de respuesta.



b. La capacidad de aprendizaje organizativo (como resultado de la alimentación pobre y de la divergencia acción organizativa-información)

Todo esto da paso a reflexionar un poco sobre el criterio que se utiliza para invertir en cuanto al recurso tecnológico que se combina con las capacidades humanas dentro de la empresa y que en varias ocasiones puede ocasionar recibir un reducido beneficio, este es utilizar la tecnología para mecanizar convencionales formas de negocio. En este sentido no se hace una revisión de los procesos vigentes y sólo se utiliza la computadora para agilizarlos. La integración de las nuevas tecnologías en la empresa demanda simultaneidad en la adopción de innovaciones tecnológicas y organizativas.



Un síntoma adicional de esta desatención hacia el impacto organizativo de las nuevas tecnologías, son las dificultades que muchas empresas han encontrado para hacer aflorar conocimiento de la colección de datos que componen sus sistemas de información. Es decir, para integrar, en consecuencia, su sistema de información con la estrategia corporativa. Por el contrario, los sistemas de información, afirma, han ido evolucionando en gran cantidad de compañías como una colección de islas desintegradas, a menudo de difícil compatibilidad, que trabajan con un conjunto amplio y heterogéneo de datos. Estos datos proliferan a partir de fuentes variadas y están orientados esencialmente a satisfacer las necesidades de aplicaciones concretas antes que a la toma de decisiones de negocio.



El potencial de la tecnología para el desarrollo y difusión de conocimiento difícilmente puede, pues, aflorar en este panorama dominado por la desintegración y por la descalificación de la información. Surgen por ello los denominados sistemas de información integrados, es decir, sistemas que con el objetivo de facilitar la integración de los datos organizativos que recojan la información según se va generando, la almacenen conforme a un lenguaje común y la hagan ampliamente disponible.



Para hablar de esto se menciona al Data Warehousing, el cual, es el proceso de extraer y filtrar datos de las operaciones comunes de la empresa, procedentes de los distintos subsistemas operacionales, para transformarlos, integrarlos, sumariarlos y almacenarlos en un depósito o repositorio, para poder acceder a ellos cada vez qué que se necesite. Se puede concebir un Data Warehouse como un almacén-factoría de datos o información, que concentra la información de interés para toda la organización y distribuye dicha información por medio de diversas herramientas de consulta y de creación de informes orientadas a la toma de decisiones.



Con esta tecnología se convierten los datos operacionales de una organización en una herramienta competitiva, que permite a los usuarios finales examinar los datos de modo más estratégico, realizar análisis y detección de tendencias, seguimiento de medidas críticas, producir informes con mayor rapidez, un acceso más fácil, más flexible y más intuitivo a la información que se necesite en cada momento.



Frecuentemente, datos que son difíciles de interpretar, desde varias fuentes, se convierten en información lista para el usuario final, otorgando así una mayor ventaja competitiva a la organización.



El fin del Data Warehouse o Almacén de datos es reunir y consolidar las bases de datos diferentes, que se mantienen en los diferentes departamentos o áreas funcionales de la empresa como subsistemas de información independientes, en una gran base de datos, recogiendo datos muy dispares y, muchas veces infrautilizados, procedentes de fuentes internas repartidas por toda la organización. También recogerá datos o informaciones externas, que rutinariamente se recibe sobre las diferentes entidades u objetos de información, es decir, clientes, proveedores, productos y servicios, canales, estructura organizativa, competencia, mercado, coyuntura económica, etc., en resumen, los derivados de las relaciones de la empresa con su entorno.



El objetivo de los sistemas de información integrados es la toma de decisiones de negocio. La toma de decisiones plantea requisitos informativos diferentes de los que surgen en el nivel operativo.



Las "aplicaciones operacionales", encaminadas a resolver necesidades del día a día del negocio, crean y usan datos volátiles (que cambian frecuentemente) y de "tiempo real" (sólo valores actuales), específicamente orientados a una aplicación o conjunto de ellas. Las personas precisan, sin embargo, de otra clase de datos para la toma de decisiones: datos integrados, no volátiles, multidimensionales, variables con el tiempo, fácilmente accesibles y orientadas al negocio en vez de a la aplicación.



La elaboración de esta información a partir de la información operativa es el objetivo de los sistemas integrados que facilitan la toma de decisiones a lo largo de toda la organización. Los ejecutivos de las instituciones puedan contar con la información necesaria y conveniente en un tiempo oportuno permitiéndoles tomar decisiones competentes para el curso de la organización se constituye en una gran ventaja que ahora las tecnologías de la información ofrecen para los sistemas de soporte a la decisión (DSS o SSD). Después de todo los SSD permiten desarrollar análisis de variables complejas que la empresa maneja. A la larga esto propicia ahorro de recursos (tiempo, dinero, esfuerzo, etc.) Los DSS se vuelven competentes en el manejo de volúmenes de información sacando el mejor aprovechamiento que traducido se convierte en una ventaja competitiva de la empresa.



Se trata fundamentalmente de dos clases de información, una a nivel totalmente desagregado (microdatos), necesaria para los procesos que se suelen denominar operacional y otra de ayuda a la decisión (tanto a nivel táctico como estratégico), que exige prestaciones muy diferentes, en la que muchos datos han de estar agregados (macrodatos) y cuya elaboración es más compleja.





LA CADENA DE PRODUCCIÓN-CONSUMO DE LA INFORMACIÓN Y SUS SUBSECTORES



El productor de información es la entidad que realmente crea la información y la transforma en bases de datos, incluye tanto a las personas físicas que crean información original –investigadores, científicos, tecnólogos, intelectuales, pensadores, literatos, ensayistas, periodistas, fotógrafos, artistas, etc.– como a aquellos otros agentes –personas jurídicas, entidades, asociaciones, organizaciones, etc.– que elaboran distintos productos informativos completa o parcialmente originales. Su principal tarea es crear, recopilar, almacenar, organizar, conservar y comunicar la información que requieren los procesos productivos característicos de la economía informacional.

Ésta es la forma característica que ha adoptado la economía mundial desde mediados de la década de los ochenta del siglo pasado, momento en el que la productividad y la competitividad de las unidades o agentes de esta economía –empresas, consorcios, regiones geográficas, naciones o países– comenzaron a utilizar su capacidad para generar, procesar y aplicar con eficacia la información basada en el conocimiento.

Se produjo así, según indica el sociólogo M. Castells (1997), el nacimiento de un sistema económico basado en un paradigma tecnológico organizado entorno a unas tecnologías de la información muy potentes, adaptables y versátiles que hacen que la información misma se convierta en el principal producto del proceso de producción económica. Estas tecnologías, al modificar la forma de procesar la información, intervienen en todos los escenarios en los que se desarrolla la actividad humana y establecen multitud de conexiones entre los agentes que producen, procesan o usan dicha información.

El catálogo de agentes productores de información se ha multiplicado exponencialmente en los últimos años en buena medida porque las tecnologías de la información y las comunicaciones han afectado radicalmente a las relaciones que los ciudadanos establecen con el consumo, los modos de procesamiento, edición y difusión de la información, ya que permiten actuar como productores de información a agentes individuales o colectivos que tradicionalmente habían permanecido al margen de los medios de producción informativa, como instituciones, empresas, bloggers, autores de páginas web personales o colectivas, etc.

Un ejemplo reciente que ilustra bien este proceso de incremento de productores de información es el fenómeno conocido como “web 2.0”. Supone un salto cualitativo desde la informática personal hacia la informática social y se caracteriza por un uso avanzado de las prestaciones de las TIC por parte de los usuarios, que no se limitan a una navegación pasiva sino que comparten y producen contenidos, colaboran con otros usuarios y establecen relaciones sociales a través de la Web.

Cuando se analiza la cadena producción-consumo de la información es preciso distinguir un conjunto de actores que contribuyen a establecer los mecanismos de mercado donde esta actividad se desenvuelve, y que son los siguientes:

1.1. Productores de bases de datos.

Los productores son los responsables de la determinación del contenido de las bases y de su producción. Atendiendo a su procedencia institucional, los productos de bases de datos se clasifican en organismos oficiales, empresas o entidades privadas, instituciones sin ánimo de lucro y mixtos, que han creado ficheros o bases de datos, y que deciden ofrecer esta información a otras personas o instituciones.

Los productores de bases de datos ocupan el primer puesto en la cadena de producción-consumo de información automatizada.

Su actividad se centra en la recopilación o elaboración de información o datos, y en su mantenimiento y actualización periódica.

Tanto si son productores públicos como privados el resultado es la puesta en marcha de una base de datos en cualquiera de sus modalidades (referenciales o bibliográficas; de datos o factuales). En todos los casos el productor de la base de datos conserva la propiedad de su información.

La producción de bases de datos documentales ha experimentado un espectacular aumento en los últimos años. Un estudio de Martín Carbajal revela que el número de servicios de información electrónica ha pasado de 52 en 1984 a 294 en 1995, un aumento del 465%. En un principio, los productores eran en su mayoría organismos públicos que informatizaban sus archivos de datos o fondos documentales. En los últimos años, las instituciones privadas han comenzado sus actividades en el mercado de la información automatizada, aunque el 61% de los servicios son aún de origen público.

En España el principal productor de bases de datos documentales es el CINDOC; en Francia al INIST (Information Scientifique et Technique); en Italia el CNR Consiglio Nazionale delle Richerce y en Estados Unidos el ISI (Institut for Scientific Information).

1.2. Distribuidores de bases de datos (Host).

Los distribuidores o hots son los computadores conectados a la red, que proveen y/o utilizan servicios a/de ella. Los usuarios deben utilizar hosts para tener acceso a la red. En general, los hosts son computadores mono o multiusuario que ofrecen servicios de transferencia de archivos, conexión remota, servidores de base de datos, servidores WWW, etc. Los usuarios que hacen uso de los hosts pueden a su vez pedir los mismos servicios a otras máquinas conectadas a la red.

El distribuidor es el siguiente puesto en la cadena de producción-consumo y su función es facilitar el acceso a las bases de datos al mayor número de usuarios. Los distribuidores obtienen, a través de contratos de licencia, la autorización de los productores para la explotación de sus bases de datos.

Los primeros distribuidores de bases de datos aparecen en la escena mundial en 1972, las dos estadounidenses: Lockheed Information Systems y Systems Development Corporation.

Entre los más importantes se encuentran: DIALOG (www.dialog.com), Questel-Orbit (www.questel.orbit.com), Ovid-Silverpplatter (www.ovid.com/site/index.jsp), OCLC Online Computer Library Center (www.oclc.org/firstsearch/databases) que distribuyen sobre todo bases de datos documentales.

1.3. Redes de Telecomunicaciones.

Pueden ser específicas para la transmisión de datos o bien orientadas a otra función pero utilizadas para la transmisión de datos, como la red telex o la red telefónica conmutada.

Con el soporte de estas redes, las administraciones o empresas de telecomunicaciones ofrecen servicios públicos de transmisión de datos a nivel nacional o internacional, que posibilitan la conexión entre los distribuidores de bases de datos, por un lado, y los agentes de información, por otro, estableciendo para ello los correspondientes contratos de servicio.

Las redes de telecomunicaciones juegan, por tanto, el papel de arterias que facilitan el acceso a los distribuidores de bases de datos y a las bases de datos, dondequiera que unos y otras están ubicadas geográficamente. Ejemplos de redes: IBERPAC, RAC, Red INCA

Las primeras redes que facilitaron el uso generalizado de los distribuidores de servicios online fueron las norteamericanas TYMNET y TELENET. Posteriormente y por iniciativa de la Unión Europea surgió surgió la red europea EURONET, ya desaparecida. Actualmente todas las redes se han integrado a una sola, Internet, que es la red de las redes.

1.4. Centros de acceso a banco de datos.

Organizaciones que disponen de equipos conectados con la red de transmisión de datos, mediante la cual pueden tener acceso a uno o varios centros distribuidores de banco de datos situados en su propio país o en el extranjero, prestando así servicio a los usuarios finales que no disponen por sí mismos de posibilidades de conexión con el distribuidor.

SUB-SECTORES DE LA CADENA DE PRODUCCIÓN-CONSUMO DE LA INFORMACIÓN.

2.1. Fondos documentales.

Organizaciones que se ocupan de suministrar a los usuarios los documentos cuyas referencias bibliográficas se han obtenido en la consulta.

Este subsector, cuya existencia viene impuesta por las características de la recuperación en los sistemas de tipo referencial, está constituido por instituciones (bibliotecas universitarias en muchos casos) que ofrecen servicios de obtención de copias, conseguidas de libros, revistas, informes, etc. Los fondos documentales también se encuentran a veces interconectados con otros por medio de redes telemáticas.



BANCO DE DATOS DE LOS REPOSITORIOS DE INFORMACIÓN

Definición: Un repositorio, depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.

El origen de la palabra española repositorio deriva del latín repositorium, que significa armario, alacena. Este significado se generalizó en español y es recogido en el Diccionario de la Real Academia como: “Lugar donde se guarda algo”, y de ahí se aplicó al léxico específico de la informática para designar los depósitos de información digital.

Los repositorios también conocidos como Archivos de Acceso Abierto, son archivos digitales accesibles a través de Internet, que reúnen la producción intelectual de una disciplina o de una institución. Una de las características fundamentales de los repositorios es su carácter abierto e interoperable con otros sistemas.



Los archivos o depósitos de acceso abierto son colecciones digitales de artículos de investigación depositados por sus mismos autores. En el caso de los artículos de investigación, esto puede realizarse antes de la publicación (preprints) o después (postprints). Este proceso se conoce como “autoarchivación” (selfarchiving).



Los depósitos exhiben los metadatos de los artículos (el título, los autores, y otros detalles bibliográficos) en un formato que respeta el protocolo común de transmisión de metadatos conocido como OAI-PMH (Open Access Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Para consultar el contenido de dichos archivos, puede usarse Google o uno de los buscadores especializados para realizar una búsqueda más detallada y eficaz; estos últimos seleccionan de manera sistemática los archivos de todo el mundo, componiendo una base de datos de toda la investigación que se lleva a cabo actualmente.



Los depósitos de acceso abierto pueden ser multidisciplinares y estar situados en universidades u otras instituciones de investigación, o bien pueden ser centralizados y específicos de un tema, como el que cubre ciertas áreas de la física y de las disciplinas afines, llamado arXiv. A principios de 2005 ya había casi 40 archivos de acceso abierto en el Reino Unido, y más universidades e institutos de investigación estaban planteándose su introducción. La página Eprints.org de la Universidad de Southampton mantiene una lista de los archivos de acceso abierto. Si su institución no dispone de un archivo, esta página web contiene amplia información de cómo poner uno en marcha.



La autoarchivación es un movimiento internacional que está desarrollándose rápidamente, e incluso algunas agencias patrocinadoras están planteándose introducir archivos centrales para alojar los artículos de sus beneficiarios.



Los depósitos están preparados para distribuirse habitualmente sirviéndose de una red informática como Internet o en un medio físico como un disco compacto. Y pueden ser de acceso público, o pueden estar protegidos y necesitar de una autentificación previa. Los depósitos más conocidos son los de carácter académico y los institucionales.

Un usuario que busca información en un repositorio, describe de manera breve el documento que quiere obtener como respuesta. El resultado es que el usuario navega en el repositorio realizando consultas y refinando resultados hasta que queda satisfecho.

La información contenida en los repositorios es volátil, y por este motivo no es posible definir una estructura, aún cuando en principio sería posible utilizar una base de datos relacional.

A nivel mundial existen diferentes iniciativas para compartir información, una de ellas es establecida en la declaración de Budapes Open Access Iniciative (BOAI) 2002: http://www.soros.org/openaccess (libre acceso a través de Internet a los textos completos, su lectura, impresión, vaciado y distribución respetando las leyes de copyright existentes).

La información se almacena sin restricciones, pero de la misma manera se desecha, la única manera de controlar los datos almacenados dentro de un repositorio, es mediante su tiempo de permanencia; es decir, cuando llega información y no es consultada dentro de un margen de tiempo se borra.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Las bibliotecas, los archivos y los museos han demostrado su capacidad a lo largo de los siglos de preservar los materiales del pasado. Las profesiones a que dieron vida estas instituciones han establecido normas, criterios, pautas, etc., para guiar las políticas y las acciones en cuanto a la preservación de la memoria intelectual de nuestra civilización universal.



Se ha planteado el gran reto de cómo proteger los recursos digitales, tal y como se ha podido hacer con los materiales en soportes tradicionales. Las administraciones de diversos países han entendido la necesidad de pasar a la acción, y de establecer políticas y emprender acciones de preservación para asegurar la per-vivencia de la producción digital, como ya se había hecho históricamente con los documentos impresos y en soportes tradicionales, mediante las leyes nacionales del depósito legal. En la mayor parte de los casos que se mencionarán ha sido la biblioteca nacional quien ha liderado el proceso de preservación y el acceso al patrimonio digital; para hacerlo ha implicado al resto de agentes. Los archivos han de seguir su ejemplo.



Como señala Alice Keefer las dificultades son notables. Para empezar, los métodos tradicionales de preservación de la producción bibliográfica (como el depósito legal) son de difícil aplicación en el entorno digital porque, los recursos digitales pueden instalarse en servidores de cualquier lugar del mundo. En segundo lugar, la producción digital tiene un crecimiento exponencial, siendo además muy variable la durabilidad de los materiales publicados en Internet y, en consecuencia, limitada la posibilidad de acceso permanente al patrimonio. Finalmente, es preciso señalar la cuestión de la propiedad intelectual del producto digital, sin un derecho basado en el principio de copia para la preservación que asegure la conservación y perdurabilidad del patrimonio digital, con las limitaciones comerciales que sean necesarias.



El problema tecnológico, aún sin ser lo más problemático, suele ser el más inmediato y visible. Por ejemplo, lo que más distingue la preservación de materiales digitales de los tradicionales son aspectos como:



• Su dependencia del entorno informático.

• Velocidad de los cambios de este entorno.

• Fragilidad de los soportes.

• Facilidad de modificar los datos (y por lo tanto, la dificultad de garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos).

• La intervención activa necesaria a lo largo de la vida del recurso.



Las principales estrategias aplicadas actualmente para frenar la pérdida de información digital son, de forma resumida:



• Preservación de la tecnología.

• Migración de los datos.

• Emulación de las aplicaciones informáticas originales.



Sin embargo, estas estrategias se consideran soluciones a corto plazo a un problema a largo plazo. Es decir, nuestros conocimientos actuales más punteros no nos garantizan la capacidad de preservar lo que estamos creando para un futuro medio y lejano.



En el último año muchas instituciones se han comprometido a crear repositorios digitales. En cuanto a repositorios institucionales, son más de 300 los registrados en la Open Archives Initiative. Característica común a todos estos repositorios es la de estar creados con paquetes de software con licencia Open Source y desarrollados por grupos de trabajo vinculados de una manera u otra a la comunidad Open Archives Initiative, basada en la implementación de un protocolo común: OAI-PMH.



El principal enfoque de estos depósitos actualmente es asegurar la captación y la descripción de estos recursos para su recuperación posterior, principalmente de acuerdo con la iniciativa de Open Access. Pero son pocas las instituciones que han afrontado plena-mente el problema de la preservación a largo plazo.



La preservación de los recursos digitales es un reto al que tarde o temprano tendrá que enfrentarse toda institución –biblioteca, archivo, museo– que pretenda preservar para futuros usuarios lo que se genera hoy en formato digital. Sin lugar a duda, hay un largo camino por delante.



Un repositorio digital nacional tiene la misión de garantizar el acceso a largo plazo a los recursos digitales que se generan en un territorio, o sobre un territorio determinado.

Se agrupan en dos modelos. Por un lado, el modelo integral o exhaustivo (modelo mayoritario, y característico de Suecia, Noruega, Finlandia, Islandia y Austria, entre otros) que apuesta por la integración automática del total de la web objeto de preservación a partir de determinados criterios infraestructurales (lingüísticos, según el dominio de las webs, según la ubicación del servidor, etc.). Por otro lado, el modelo selectivo (se-guido por Australia, Canadá, Japón y el Reino Unido entre otros países) que dirige las acciones de recopilación de acuerdo con una política selectiva temática sobre un espacio geográfico determinado, sobre un tema de interés nacional, etc., mediante acuerdos con los editores o productores de recursos web.



La mayor parte de los depósitos que siguen un modelo integral han adoptado medidas para incluir determinados recursos (como publicaciones periódicas) que los acercan a parámetros híbridos. Esta es la tendencia generalizada. Tres ejemplos que representan los modelos anunciados son: integral (Kulturarw3 de Suecia) , selectivo (Pandora de Australia) e híbrido (Netarkivet de Dinamarca) .



La lista de repositorios que se presenta a continuación se creó a partir de recomendaciones de Investigadores, Profesores y Estudiantes, así como la búsqueda en Internet de estos enlaces. Se encuentran ordenados alfabéticamente por especialidad, permitiendo una fácil localización de los mismos.



REPOSITORIO ESPECIALIDAD

NACA (National Advisory Committee for Aeronautics)

Aeronáutica

Organic Eprints

Agricultura

@rchivSIC

Bibliotecología y Ciencias de la Información

Caltech Library System Papers and Publications



DLIST (Digital Library of Information Science and Technology)



E-LIS (Eprints for Library an Information Science)



LDL - Librarians' Digital Library



mémSIC (Memorias en Ciencias de la Información y de la Comunicación)



http://www.biologia-en-internet.com/

Biología, Ciencias Experimentales y de la Salud

Centro Rajiv Gandhi para Biotecnología

Biotecnología

Computer Science Teaching Center

Ciencias de la Computación

Reportes Técnicos de Ciencias de la Computación, Caltech



CNR Bologna Research Library

Ciencias de la Información y Ciencias de la Computación

OdinPubAfrica

Ciencias marinas

REPEC

Economía

Disertaciones y Tesis Electrónicas, Caltech

Electrónica

CERN Document Server

Física

PhysNet Document Server



ArXiv



Academic Archive On-line

Multidisciplinario

Academic Archive On-line



AIM25 - Archives in London



ArchivesEIAH



Caltech Accelerated Strategic Computing Initiative Technical Reports



CCSU Digital Archive



Dspace at MIT



ERPA European Research Papers Archive



eScholarship Repository



GSI OAI Repository



Hong Kong University Theses Online



http://eprints.anu.edu.au/



http://www.osti.gov/eprints/



Humboldt University of Berlin, GERMANY, Document Server



MUNDUS - UK Missionary collections



NDAD - UK National Archive of Datasets



NTRS (NASA Technical Report Server)



OpenVideo



Publicaciones de Investigadores y Docentes de la Universidad de Costa Rica (PUBLIDOC-UCR)



Servidor de publicaciones del Instituto Francés de Estudios Andinos



Servidor de Tesis Doctorales en Xarxa



The University of Tennessee Library, Knoxville



Universidad Británica de Glasgow



Universidad Británica de Nothingham



Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) - PFC/TFC/Tesines



University of Tennessee Sunsite Open Archives Initiative



University de Trento - Italy - UNITN-Eprints



USF Electronic Thesis and Dissertation Archive



Latindex y las Revistas Científicas de la Universidad de Costa Rica



IMDI to OAI bridge

Psicolingüistica

Chemistry Preprint Server

Química

CNR ISOF (Istituto per la Sintesi Organica e la Fotoreattivita')



Caltech Control and Dynamical Systems Technical Reports

Reportes técnicos



Las organizaciones están obligadas a establecer una estrategia para el archivo de sus páginas web por diversas razones, porque la información publicada en una página web es probable que no tenga ningún soporte documental alternativo, ni que exista en otro lugar, porque es importante para una organización saber qué estaba disponible para sus usuarios y cuándo lo estaba, y porque la página web constituye el contexto de utilización de los documentos informáticos que se ofrecen en ella. La localización física de los documentos informáticos es aleatoria, de modo que la clasificación es la única forma de relacionar dichos documentos. Los documentos digitales no pueden ser conservados como tales más que a partir de la clasificación, que permite relacionar intelectualmente las distintas partes del documento. Esta clasificación debe ser automática, a partir del cuadro de clasificación corporativo introducido en las reglas de procedimiento del sistema.



El segundo paso para facilitar la localización de los documentos informáticos es incorporarles la descripción de su contenido, estructura y contexto. No obstante, puesto que el soporte físico se puede disociar del documento informático, para incluir la descripción no basta con identificar el soporte, debemos añadir la descripción al código del documento y para ello se utilizarán metadatos.



Mediante los metadatos se puede recoger el contexto completo de creación y de utilización de los documentos informáticos, que incluye:



• El contexto administrativo o de creación (autor, fecha, etc.).

• El contexto documental (documentos relacionados, expediente, registros, etc.).

• El contexto tecnológico o de recuperación (formato, versión, programa, etc.).



Los metadatos se pueden generar de forma automática, constituyendo una garantía de la integridad del documento. Por esta razón, establecer una política de metadatos es el primer paso para controlar la producción de documentos informáticos e implica escoger los metadatos que responden a las necesidades de una descripción orientada a la conservación permanente.

La Confederación Internacional de Repositorios de Acceso Abierto (COAR) ha sido fundada en Gante, el 21 de octubre, durante la Semana del Acceso Abierto 2009. El objetivo de la organización es la consolidación de más de 1000 repositorios en todo el mundo de publicaciones científicas bajo el principio del Acceso abierto y su progresivo incremento. Ello se conseguirá mediante el uso de estándares comunes de datos, procesos de negocio compartidos y la coordinación del desarrollo de políticas de investigación científica. Coincidiendo con el sexto aniversario de la Declaración de Berlín que proclamaba “el acceso libre y sin restricciones a la ciencia y la representación del conocimiento humano en todo el mundo”, COAR asume la responsabilidad de la ejecución de esta visión, reuniendo los repositorios científicos en una infraestructura organizativa más amplia que enlaza confederaciones de repositorios a través de los continentes de todo el mundo en apoyo de nuevos modelos de comunicación científica.

Su presidente fundador, Norbert Lossau, Director de la State and University Library de Goettingen declaraba “La connexion en red de las publicaciones en línea y los data sets científicos abrirá nuevas oportunidades a la ciencia y la educación en todas las disciplinas en el siglo 21” enfatizando la importancia de COAR. “Como demostradas gestoras de la información, las bibliotecas están trabajando, codo con codo, con informáticos e investigadores para hacer realidad la red mundial de repositorios científicos”

COAR emerge del proyecto europeo DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research), financiado por la Comisión Europea bajo el 6º Programa Marco para “e-Infraestructuras”

Entre los 28 miembros fundadores de COAR, 23 son organizaciones de 13 países europeos; otras de China, (Chinese Academy of Sciences), Japón (National Institute of Informatics and the Digital Repository Federation), Canadá (Canadian Association of Research Libraries) y de los Estados Unidos de América (University of Arizona for the Global Registries Initiative). El interés en COAR se manfiesta en el continuo aumento de sus miembros, reflejado en numerosas organizaciones relacionadas, como la SURF Foundation, JISC, SPARC Europe y eIFL.net, así como la OCLC y Microsoft Research, todas las cuales apoyan el objetivo estratégico de hacer accesibles sin restricciones los resultados de la investigación a la ciencia y la sociedad.









CITAS BIBLIOGRÁFICAS







(1)Las Tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son un conjunto de técnicas, desarrollos y dispositivos avanzados que integran funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos. (Berenguer, José. Pág. 143)



(2)Martín Carbajal, Francisco. El sector de los servicios de información electrónica. Págs. 79-84






CONCLUSIÓN

Podemos concluir diciendo que la información es la herramienta primordial en todos los aspectos de la vida, su papel en la sociedad viene representado por lo físico, lo moral e intelectual que necesitan los individuos que la conforman y que a su vez tienden a tener variaciones culturales que son expresadas por la diversidad de los mismos. Es preciso, sin embargo reconocer que nos encontramos aún muy lejos de poder satisfacer las necesidades de información, ya que no solo existen problemas tecnológicos relativos al almacenamiento y acceso a la información, sino que también existen también problemas económicos, políticos, administrativos, etc. que impiden el desarrollo de sistemas de información eficientes capaces de atender debidamente las demandas de información.



Con relación e ello, parece relevante desarrollar estudios que profundicen en los factores a tener en cuenta a la hora de diseñar los sistemas de información para la dirección en sus funciones de planificación estratégica y de control y supervisión de las tareas operativas y en la definición de los sistemas de procesamiento de datos. Así también resultará importante la identificación de la información estratégica y táctica a utilizar por los directivos. Aquí también parece adecuada la metodología de los factores críticos de éxito. Por último, el presente trabajo se centra en una adecuada administración del potencial imaginativo y creador de los recursos humanos de la empresa de cualquier nivel. Es aquí donde el recurso información juega un papel decisivo en la búsqueda de la mejora de la competitividad de la empresa, a través del desarrollo de recursos intangibles, que por su propia naturaleza son difícilmente imitables por los competidores y en definitiva permiten a la empresa mantener posiciones competitivas a largo plazo.



En este sentido las organizaciones deben favorecer el impulso de una cultura empresarial que fomente la colaboración de los individuos y la comunicación entre ellos, y un estímulo constante para que aumenten sus capacidades, es decir, para que aprendan y compartan dicho conocimiento con la organización. Las tecnologías de la información aparecen como un recurso adecuado que favorece la creación de sistemas de información.



Es preciso mencionar que no se puede dejar de lado “los beneficios de la información en una red, los cuales están determinados por tres aspectos: el acceso, el tiempo oportuno y el referente, indicando que el primero que se refiere a la información de valor que se puede usar racionalmente; el segundo aspecto indica el contacto de estar informado en el momento adecuado y el último aspecto permite conocer las oportunidades en el tiempo y el lugar correcto.



Cabe destacar que, el avance del acceso a la información y la capacidad para gestionarla, procesarla, almacenar y difundirla, en este sentido, la información se constituye en el principal insumo del conocimiento, el cual a su vez involucra a las redes de conocimiento entendiéndose esta como una comunidad de personas que, de modo formal o informal, ocasionalmente, a tiempo parcial o de forma dedicada, trabajan con un interés común y basan sus acciones en la construcción, del desarrollo y mutuos de la información.



Es necesario acotar que, la información es el conocimiento transformado, se halla en los libros, manuales y todos aquellos medios audiovisuales y al alcance de las personas.



Como se expuso anteriormente, la información puede estar en el cerebro humano o en un documento, cualquiera que sea su soporte, pero esta información siempre va a estar relacionada con una persona o con un grupo de personas.

La visión de cambio que han causado los sistemas de información organizacionales, se adquirió un conocimiento básico de la importancia mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización.

Cada día se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante como recomendación contar con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los Sistemas de Información.

Un Sistema de Información surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisión de ella está fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de un sistema de información para la gestión y para la ayuda a la toma de decisiones.

Un Sistema de Información evoluciona en función de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como: cruces de información, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.

Un sistema de información es un banco de datos cuando ofrece, de forma más o menos restringida, su acceso en el mercado de la información, bien directamente por la institución que lo ha producido o por medio de intermediarios.



Una nueva gestión de información dará coherencia y significado a la introducción de nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones y focalizará la actividad informacional en una dimensión interdisciplinaria y asociativa propia de una concepción moderna.



Con el perfeccionamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y el desarrollo alcanzado por Internet, las facilidades para la difusión y la accesibilidad a la comunicación científica se multiplicaron, y las grandes editoriales que controlan el mercado de las publicaciones científicas fortalecieron las barreras tanto económicas como de reproducción (copyright) con el fin de minimizar las pérdidas y mantener el control.



Un repositorio de información tiene como objetivo principal garantizar la visibilidad de los autores, facilitar el contacto entre ellos, favorecer la discusión de los trabajos depositados, y contribuir al aumento de las citaciones, y por ende del impacto de los trabajos en la comunidad científica internacional.



Por estas razones, y por ser además herramientas novedosas en pleno desarrollo, es que la comunidad científica debe reconocer la utilidad de los archivos abiertos y no perder la oportunidad de integrarlos a sus procesos investigativos. Su utilización como fuente de información, como vía de divulgación y como herramienta docente-educativa, necesariamente contribuirá a la unificación de los científicos del mundo entero en comunidades virtuales cada vez más interconectadas.



Los archivos de acceso abierto o repositorios de información constituyen una de las alternativas más promovidas por la Open Access Initiative (OAI), con el fin de crear espacios donde los científicos, a través de técnicas de autoarchivo, depositen sus artículos de investigación incluso antes de su publicación para que puedan ser difundidos con mayor rapidez y discutidos por la comunidad científica. El contar con repositorios da acceso abierto, propicia la democratización en cuanto al acceso a la información como un pilar fundamental dentro de los procesos de desarrollo del país en todos los ámbitos, a saber: económico, cultural, político y social.



Es preciso animar a que los archivos, y también el resto de instituciones informativas, encaminen su actividad, en el marco de las funciones que le son propias, hacia el entorno de la creación de contenidos digitales y su difusión en la web por los mecanismos y tendencias más actuales de la misma. En definitiva se trataría de:



• Implementar sistemas de información adaptados a la normativa de la comunidad internacional, vinculada a todo tipo de instituciones de memoria y a las tendencias de las tecnologías de la información en la web.

• Conocer, mediante el desarrollo y uso de las correspondientes aplicaciones y sistemas de información como la recolección de metadatos o la creación de filosofías, el dominio Patrimonio Cultural para contribuir a su difusión, mantenimiento y estudio.

Lo que se propone es que la difusión de la información contenida en los archivos y los objetos digitales asociados (bien sea por digitalización o por tratarse de documentos electrónicos de origen), incorporen siempre sus metadatos conforme a la normativa expuesta para que sea posible el desarrollo de repositorios abiertos en los que descargar sistemáticamente los registros. De esta forma, podrán ser recogidos por recolectores desarrollados por terceros y ofrecer a los usuarios el compendio de información producida por múltiples instituciones. Dichos repositorios presuponen un cambio de orientación en las políticas conservadoras individualistas de los archivos. La cooperación se impone si se persigue la eficacia.



El interés por la preservación digital se haya generalizado en los países desarrollados, pese a que con un grado de desarrollo heterogéneo. El futuro es híbrido: la diferenciación en modelos (integral versus selectivo) representa sólo la primera fase de desarrollo de los proyectos.





REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS



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Nace COAR, una infraestructura global de acceso abierto al conocimiento (2009) http://weblogs.madrimasd.org/openaccess/



Productores de Información (2006). http://mariapinto.es/alfamedia/agentes/productores.htm